Per gli obiettivi a lungo termine, è necessario un piano pluriennale, per gli obiettivi a breve termine - trimestrale e per gli obiettivi attuali - mensile, settimanale, giornaliero. Cosa è veramente importante quando si pianifica? Ecco i 6 passaggi più importanti per una pianificazione efficace.

Gli specialisti della gestione del tempo consiglianodi pianificareaffari di attualità per farlo nella prospettiva della settimana, perché la settimana offre un contesto più ampio alle nostre attività. Cosa considerare quando si organizzano le attività?

Grazie alla time board scoprirai che non devi fare tutto! Allora conoscerai la gioia di goderti il ​​tuo tempo libero. Il nostro successo personale e professionale dipende in gran parte da come organizziamo il nostro tempo. Scegliamo noi stessi il modo in cui spenderlo, subiamo anche le conseguenze di queste decisioni. Per gestirci bene nel tempo, seguiamo la massima di Stephen R. Covey: "Invece di concentrarti sul fare la cosa giusta, devi concentrare la tua attenzione sul fare la cosa giusta". Le nostre decisioni sull'uso del tempo sono influenzate da due criteri: urgenza e importanza. Spesso diamo importanza a troppi compiti. Ma una corretta definizione delle priorità consiste nel realizzare cosa c'è al massimo nella nostra gerarchia di valori, non solo nel reagire a questioni urgenti. Come distinguerli l'uno dall' altro? L'urgenza è un criterio legato al tempo, l'importanza per i nostri obiettivi. Uno strumento pratico che mostra lo scopo delle attività e aiuta a identificare ciò che è veramente importante ètime board . La condizione più importante per un'azione e una pianificazione efficaci è concentrarsi sul quadrante II e contemporaneamente eliminare molte attività da I e III e ignorare il quarto trimestre.

Importante

Cronologia: quarto I

Contiene sia questioni importanti che urgenti. È "gestione della crisi" - attività di importanza strategica e questioni urgenti. In questo trimestre, lavoriamo, utilizziamo le nostre conoscenze per reagire a molte situazioni e affrontare le sfide. Non possiamo trascurare queste cose.

Cronologia: quarto quarto

Copre questioni importanti ma non urgenti. È un quartiere "di alta qualità" in cui gestiamo noi stessi: facciamo progetti a lungo termine, anticipiamo i problemi e li preveniamo, sviluppiamo capacità, ci rigeneriamo, trascorriamo del tempo con i propri cari. Più tempo trascorriamo in questo trimestre, più aumentala nostra capacità di agire. Trascurare le attività al suo interno allarga il quadrante I, che alla fine ci consuma, provoca stress e burnout.

Cronologia: quadrante III

Ci sono questioni urgenti, ma non importanti. Questo è un quarto di illusione, perché il brusio intorno a ciò che è urgente può creare un'illusione di importanza. In questo quadrante, eseguiamo azioni che sono attuali, ma importanti per qualcun altro, soddisfiamo le aspettative degli altri, pensando di essere nel quadrante I.

Cronologia: quadrante IV

Queste non sono questioni urgenti e senza importanza. Riducendo al minimo il tempo speso in questo trimestre, guadagneremo tempo per cose davvero importanti.

ORARIO
IMPORTANTE

URGENTE

  • situazioni di crisi;
  • questioni urgenti;
  • compiti con la data di attuazione, riunione, preparazione alle riunioni.

URGENTE

  • preparazione;
  • specifica il valore;
  • pianificazione;
  • costruzione di relazioni;
  • vera ricreazione;
  • affidare la responsabilità
NON VALIDO
  • alcuni telefoni;
  • alcune lettere, rapporti;
  • alcuni incontri;
  • questioni urgenti più vicine;
  • molte attività normali
  • vita quotidiana, attività regolari;
  • corrispondenza non vincolante;
  • alcuni telefoni;
  • perditempo;
  • piacere;
  • guardare la TV troppo a lungo

1. Pianificazione efficace: pensa alla tua visione e missione

Quando inizi a pianificare le tue attività, pensa a ciò che è più importante nella tua vita. Pensa alla tua visione, a cosa vorresti fare, alle regole che segui (bussola!). Per quanto distante possa sembrare, è estremamente importante poiché le tue convinzioni influenzano gli obiettivi che ti sei prefissato, le decisioni che prendi e il modo in cui trascorri il tuo tempo.

Riflessione sulla propria missione è una condizione essenziale per agire secondo ciò che è importante, perché ha una forte influenza sull'attuazione del resto delle attività assegnate al quarto trimestre. Se il tuo credo di vita è lo sviluppo personale, stare con la tua famiglia, scoprire il valore della vita o dell'attività sociale, tornandovi di tanto in tanto, imprimerai le cose più importanti nella tua memoria. La missione creerà un quadro all'interno del quale prenderai decisioni nelle fasi successive della pianificazione.

2. Pianificazione efficace: definisci i tuoi ruoli

I ruoli sono simboli di doveri, rapporti con le persone, attività a beneficio della società. La loro chiara definizione creauna struttura naturale che ci permette di mantenere il nostro equilibrio. I ruoli che interpreti sono basati sulla tua missione. Elenca i tuoi ruoli su un pezzo di carta (ad es. moglie, madre, studente, manager, direttore, membro di una società sportiva). La ricerca mostra che apparire in più di sette è inefficace, quindi prova, ad esempio, a combinare determinate funzioni. Identificare i ruoli della vita ti aiuta a vedere la vita nel suo insieme: puoi vedere che non si tratta solo di lavoro o famiglia, ma di tutti insieme. Mentre descrivi i tuoi ruoli, noterai questioni "importanti ma non urgenti" (secondo trimestre) che di solito vengono ignorate. Oltre ai ruoli, aggiungi "saw sharpening" al programma settimanale. È l'energia che dovremmo mettere per perfezionare le nostre capacità in quattro dimensioni fondamentali della vita: fisica, sociale, intellettuale e spirituale. Assorbiti dal "segare" (ottenere risultati), dimentichiamo di "affilare la sega" (mantenere o sviluppare la capacità di ottenere risultati in futuro). Se, ad esempio, non pratichiamo sport (sfera fisica), non sviluppiamo conoscenza (sfera sociale), non seguiamo gli ultimi sviluppi del nostro settore (sfera intellettuale) o non sappiamo cosa sia importante per noi in vita (sfera spirituale), possiamo "smussare" per squilibrio.

3. Pianificazione efficace: fissa obiettivi per ogni ruolo

Pensa alla cosa più importante che puoi fare in ogni ruolo questa settimana per ottenere risultati positivi. Cosa è essenziale, ad esempio come moglie, marito, genitore, dipendente? Quando cerchi attività, usa una bussola, non un orologio e concentrati su ciò che è importante, non urgente. Questo può essere, ad esempio, un appuntamento con un marito, più tempo per un figlio, raccogliere informazioni su un corso di lettura veloce, meditazione. Stabilisci uno o due obiettivi per ogni ruolo.

4. Pianificazione efficace: impara a prendere decisioni

Per tradurre gli obiettivi del secondo trimestre in un piano d'azione, devi imparare a prendere le decisioni giuste durante la settimana. Spesso cerchiamo di trovare il tempo per attività "importanti" nei quarti I e III, che sono già pieni di attività. Ci buttiamo da un caso all' altro, lo affidiamo a qualcun altro, lo rimandiamo, sperando di trovare il tempo per le cose più importanti. Ma - come scrive Stephen R. Covey - "[…] il punto non è dare priorità ai piani, ma pianificare le priorità". Immagina un vaso ampio in cui metti grandi pietre. Anche se il barattolo è pieno di pietre, non è pieno, puoi cospargere di ghiaia negli spazi vuoti. Ma la verità è che il barattolo non è ancora pieno: puoi aggiungere sabbia e infine aggiungere altra acqua. I nostri obiettivi nel secondo trimestre sono "grandi pietre". Se ci occupiamo prima di altre cose - acqua,sabbia e ghiaia, e poi vogliamo mettere grosse pietre nel piano, i nostri tentativi si riveleranno vani. Ma se sappiamo quali cose sono grosse pietre e le sistemiamo prima di tutti gli altri, vedremo quanto possiamo realizzare e quanta acqua, sabbia e ghiaia ci sono negli spazi vuoti. Otterremo ciò che riteniamo importante e, allo stesso tempo, "aggiusteremo" altre attività di conseguenza.

5. Pianificazione efficace: organizza ogni giorno

I tuoi compiti quotidiani sono fare prima le cose più importanti, nonostante le circostanze impreviste e le sfide della giornata. A volte riuscirai a mettere in atto un piano, altre volte dovrà essere cambiato, ma quando prendi delle decisioni affidati alle indicazioni della tua bussola interna. Per mettere le cose più importanti al primo posto, al mattino:

IMMAGINA IL CORSO DEL GIORNO- rivedi il programma settimanale, trova la tua posizione, visualizza questo giorno nel contesto di 7 giorni. Questo ti aiuterà a reagire in modo appropriato a situazioni impreviste.

IMPOSTA LE PRIORITÀ- segna le tue azioni con i simboli dei quarti I e II - grazie a ciò sarai sicuro che le questioni del terzo trimestre non rientrano nel tuo programma. Se è necessaria un'ulteriore definizione delle priorità, contrassegnare le attività dei quarti I e II in modo più dettagliato (ad es. con un cerchio).

DEFINIRE L'ORARIO E L'ORARIO DEL COMPITO- separare quelli che possono essere eseguiti in qualsiasi momento della giornata. Annota anche i limiti di tempo per attività specifiche.

6. Pianificazione efficace: valuta la tua efficacia

Alla fine della settimana, pensa a quali obiettivi hai raggiunto, quali sfide hai affrontato, quali decisioni prendere e, se hai fatto una scelta, le cose più importanti sono arrivate prima. Il riepilogo settimanale ti aiuta a evitare di ripetere gli stessi errori, ti permette di essere più efficace nelle settimane successive.

mensile "Zdrowie"

Categoria:

Psicologia